Das Hinweisgebersystem steht allen internen und ehemaligen Mitarbeiter:innen sowie Auftragnehmer:innen, Subunternehmer:innen und deren Lieferant:innen und anderen Stakeholdern offen.

Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23.Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht sowie das nationale Whistleblowinggesetz (WbG) melden, sehen insbesondere Verstöße gegen das öffentliche Auftragswesen, gegen Finanzdienstleistungen, Produktsicherheit und -konformität, Umweltschutz, Verbraucherschutz, aber auch gegen den Schutz personenbezogener Daten und der Sicherheit von Netz- und Informationssystemen als meldefähig vor. Verhaltensweisen, die einen sich gegen das Unternehmensinteresse richtenden Straftatbestand erfüllen wie insbesondere Betrug, Korruption oder Insichgeschäfte sind damit ebenso meldewürdig, wie Verhaltensweisen, die sich gegen die Verletzung von Menschenrechten oder den Umweltschutz richten.

Hueck Folien lässt darüber hinaus, auch das Melden von Verstößen gegen den unternehmensinternen Verhaltenskodex zu, wenn diese Verstöße geeignet sind, dem Unternehmen erheblichen Schaden zuzufügen.

Erheblicher Schaden ist beispielsweise mit der Verwirklichung einer Straftat verbunden, aber auch eine Beeinträchtigung der Reputation des Unternehmens kann erheblichen Schaden bedeuten.

Nicht im Hinweisgebersystem gemeldet werden dürfen Fälle von Kundenbeschwerden bzw. Reklamationen. Diese sind weiterhin über die bekannten Meldekanäle des Vertriebes bzw. der QS einzubringen.

Auch Fälle, die ausschließlich dem Eigeninteresse dienen sind nicht meldefähig.

Die Einführung des Hinweisgebersystems birgt die Gefahr, dass dieses Instrument gegebenenfalls dazu genutzt wird, andere Personen mit erstatteten Hinweisen grundlos und ungeprüft zu denunzieren bzw. zu vernadern und damit in Misskredit zu bringen.

Diese oben beschriebenen Hinweise verfolgen ausschließlich ein Eigeninteresse und zeigen weder unternehmensinterne Missstände auf noch rechtswidriges Verhalten im Sinne der EU-Richtlinie oder des geltenden Verhaltenskodex. Sie dürfen daher nicht über das Hinweisgebersystem gemeldet werden.

Hinweise auf vermutete Rechtsverstöße sind über das eingeführte digitale Hinweisgebersystem der Hueck Folien GmbH einzumelden.

 

Hinweise über das digitale Hinweisgebersystem

Hueck Folien hat in Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter Akarion ein digitales Hinweisgebersystem eingeführt, das es externen und internen Hinweisgebern ermöglicht, namentlich oder anonym, einen Hinweis abzugeben.

Innerhalb von Hueck Folien ist eine interne Meldestelle (Whistleblower-Stelle: Personalmanagement) samt Stellvertretungs-Regelung (Leitung Qualitätsmanagement) eingerichtet worden. Die Whistleblower-Stelle nimmt die Hinweise zur Prüfung entgegen. Bearbeitet werden diese innerhalb eines IT-gestützten abgeschlossenen Systems, auf das ausschließlich die Whistleblower-Stelle Zugriff und Einsicht hat. Eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte ist damit ausgeschlossen.

Auf der Startseite des Whistleblowing-Tools befinden sich zwei Buttons.

Durch Anwählen des Buttons „Hinweis“ wird ein neuer Meldeprozess gestartet, der sich über mehrere Schritte erstreckt.

Zunächst ist der Vorfall an sich zu beschreiben. Es besteht die Möglichkeit, durch Hochladen von Dokumenten und Fotos den Hinweis zu verifizieren oder zu belegen. Dabei sind einige Felder wie die Vorfallsbeschreibung und das Vorfallsdatum als Pflichtfelder definiert, die unbedingt auszufüllen und mit einem * gekennzeichnet sind. Ergänzende Angaben können dann in darauf folgenden optionalen Feldern gemacht werden.

Im Laufe des Meldeprozesses treffen Sie die Entscheidung, ob Sie den Hinweis namentlich oder anonym übermitteln. Im Falle eines namentlichen Hinweises wird dieser ausschließlich der Whistleblower-Stelle bekannt und keinen weiteren Personen zugänglich. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Angaben erfolgt ausschließlich im durch unsere Datenschutzerklärung beschriebenen Rahmen.

Nach Ihrer Bestätigung, Ihren Hinweis nach bestem Wissen und in gutem Glauben eingebracht zu haben, kann der Hinweis gesendet werden.

Mit dem Absenden wird der Hinweis im System erfasst und ein eigenes Postfach für Sie als Hinweisgeber/-in erzeugt. In der Folge erhalten Sie als Hinweisgeber/-in eine Meldung-ID sowie ein Passwort, das es Ihnen ermöglicht, jederzeit auf Ihr Postfach zuzugreifen und mit der Whistleblowingstelle in Kontakt zu treten. Die Zugangsdaten sind ausschließlich Ihnen bekannt. Bewahren Sie deshalb diese sorgfältig bis zum Abschluss der Bearbeitung Ihres Hinweises auf. Ein Zugriff Dritter auf Ihr Postfach ist ausgeschlossen.

 

LogIn

Die Kommunikation zwischen der Whistleblower-Stelle und Ihnen als Hinweisgeber/-in erfolgt innerhalb eines in sich geschlossenen internetbasierten Systems, einer Art Postfach. Mit Hilfe der Ihnen nach dem Absenden Ihres Hinweises übermittelten LogIn-Daten können Sie jederzeit den Stand des Verfahrens abrufen und mit der Whistleblower-Stelle in Kontakt treten und Ihren Hinweis jederzeit ergänzen oder berichtigen.

Der Hinweis geht innerhalb des Hinweisgebersystems ein. Sie als Hinweisgeber/-in erhalten unmittelbar nach dem Eingang des Hinweises eine standardisierte Eingangsbestätigung. Binnen drei Monaten nach der Eingangsbestätigung erhalten Sie als Hinweisgeber/-in eine qualifizierte Rückmeldung betreffend des Verfahrensstands bzw. allfällig ergriffener Folgemaßnahmen.

Mit Hilfe Ihrer individuell erhaltenen ID können Sie sich aktiv im Hinweisgebersystem anmelden, den Stand des Verfahrens erfahren und mit der Whistleblower-Stelle in Kontakt treten sowie allfällige Rückfragen beantworten.

Sie als Hinweisgeber/-in genießen auf der Grundlage der oben genannten gesetzlichen Rahmenbedingungen besonderen Schutz.

Dieser Schutz wird Ihnen jedoch nur dann gewährt, wenn Sie zum Zeitpunkt des Hinweises auf Grundlage der tatsächlichen Umstände der Ihnen verfügbaren Informationen hinreichend Gründe dafür annehmen konnten, dass die von Ihnen gegebenen Hinweise wahr sind und in den Anwendungsbereich der gesetzlichen Vorschriften betreffend Whistleblowing fallen. Ihre Identität, Ihr Hinweis und Ihre Kommunikation mit der Whistleblower-Stelle bleiben streng vertraulich und werden durch entsprechende technische wie auch organisatorische Maßnahmen im angewandten System geschützt.

Offenkundig falsche oder irreführende Hinweise werden von der Whistleblower-Stelle zurückgewiesen. Sie können gegebenenfalls Schadensersatzansprüche begründen oder gerichtlich bzw. als Verwaltungsübertretung verfolgt werden.